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上海松江办公自动化培训学校Excel常用函数,轻松玩转Office
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上海非凡进修学院Office办公自动化培训老师友情提示:函数作为Excel处理数据的一个最重要手段,功能是十分强大的,在生活和工作实践中可以有多种应用,您甚至可以用Excel来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。这里Office办公自动化培训老师整理了Excel中使用频率最高的函数的功能、使用方法,以及这些函数在实际应用中的实例剖析,并配有详细的介绍。
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1、ABS函数   
函数名称:ABS   
主要功能:求出相应数字的绝对值。   
使用格式:ABS(number)   
参数说明:number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。   
应用举例:如果在B2单元格中输入公式:=ABS(A2),则在A2单元格中无论输入正数(如100)还是负数(如-100),B2中均显示出正数(如100)。   
特别提醒:如果number参数不是数值,而是一些字符(如A等),则B2中返回错误值“#VALUE!”。  
  
2、AND函数   
函数名称:AND   
主要功能:返回逻辑值:如果所有参数值均为逻辑“真(TRUE)”,则返回逻辑“真(TRUE)”,反之返回逻辑“假(FALSE)”。   
使用格式:AND(logical1,logical2, ...)   
参数说明:Logical1,Logical2,Logical3……:表示待测试的条件值或表达式,最多这30个。   
应用举例:在C5单元格输入公式:=AND(A5>=60,B5>=60),确认。如果C5中返回TRUE,说明A5和B5中的数值均大于等于60,如果返回FALSE,说明A5和B5中的数值至少有一个小于60。   
特别提醒:如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时,则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。  
 
3、AVERAGE函数   
函数名称:AVERAGE   
主要功能:求出所有参数的算术平均值。   
使用格式:AVERAGE(number1,number2,……)   
参数说明:number1,number2,……:需要求平均值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。   
应用举例:在B8单元格中输入公式:=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8),确认后,即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。   
特别提醒:如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内;如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。
 
4、COLUMN 函数   
函数名称:COLUMN   
主要功能:显示所引用单元格的列标号值。   
使用格式:COLUMN(reference)   
参数说明:reference为引用的单元格。   
应用举例:在C11单元格中输入公式:=COLUMN(B11),确认后显示为2(即B列)。   
特别提醒:如果在B11单元格中输入公式:=COLUMN(),也显示出2;与之相对应的还有一个返回行标号值的函数——ROW(reference)。 
 
5、CONCATENATE函数   
函数名称:CONCATENATE   
主要功能:将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起,显示在一个单元格中。   
使用格式:CONCATENATE(Text1,Text……)   
参数说明:Text1、Text2……为需要连接的字符文本或引用的单元格。   
应用举例:在C14单元格中输入公式:=CONCATENATE(A14,"@",B14,".com"),确认后,即可将A14单元格中字符、@、B14单元格中的字符和.com连接成一个整体,显示在C14单元格中。   
特别提醒:如果参数不是引用的单元格,且为文本格式的,请给参数加上英文状态下的双引号,如果将上述公式改为:=A14&"@"&B14&".com",也能达到相同的目的。  
  
6、COUNTIF函数   
函数名称:COUNTIF   
主要功能:统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。   
使用格式:COUNTIF(Range,Criteria)   
参数说明:Range代表要统计的单元格区域;Criteria表示指定的条件表达式。     
应用举例:在C17单元格中输入公式:=COUNTIF(B1:B13,">=80"),确认后,即可统计出B1至B13单元格区域中,数值大于等于80的单元格数目。   
特别提醒:允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。  
  
7、DATE函数   
函数名称:DATE   
主要功能:给出指定数值的日期。   
使用格式:DATE(year,month,day)   
参数说明:year为指定的年份数值(小于9999);month为指定的月份数值(可以大于12);day为指定的天数。   
应用举例:在C20单元格中输入公式:=DATE(2003,13,35),确认后,显示出2004-2-4。   
特别提醒:由于上述公式中,月份为13,多了一个月,顺延至2004年1月;天数为35,比2004年1月的实际天数又多了4天,故又顺延至2004年2月4日。  
   
8、函数名称:DATEDIF  
主要功能:计算返回两个日期参数的差值。  
使用格式:=DATEDIF(date1,date2,"y")、=DATEDIF(date1,date2,"m")、=DATEDIF(date1,date2,"d")  
参数说明:date1代表前面一个日期,date2代表后面一个日期;y(m、d)要求返回两个日期相差的年(月、天)数。  
应用举例:在C23单元格中输入公式:=DATEDIF(A23,TODAY(),"y"),确认后返回系统当前日期[用TODAY()表示)与A23单元格中日期的差值,并返回相差的年数。  
特别提醒:这是Excel中的一个隐藏函数,在函数向导中是找不到的,可以直接输入使用,对于计算年龄、工龄等非常有效。  
  
9、DAY函数  
函数名称:DAY  
主要功能:求出指定日期或引用单元格中的日期的天数。  
使用格式:DAY(serial_number)  
参数说明:serial_number代表指定的日期或引用的单元格。  
应用举例:输入公式:=DAY("2003-12-18"),确认后,显示出18。  
特别提醒:如果是给定的日期,请包含在英文双引号中。  
   
10、DCOUNT函数  
函数名称:DCOUNT  
主要功能:返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目。  
使用格式:DCOUNT(database,field,criteria)  
参数说明:Database表示需要统计的单元格区域;Field表示函数所使用的数据列(在第一行必须要有标志项);Criteria包含条件的单元格区域。  
特别提醒:如果将上述公式修改为:=DCOUNT(A1:D11,,F1:G2),也可以达到相同目的。
 
11、FREQUENCY函数  
函数名称:FREQUENCY  
主要功能:以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。  
使用格式:FREQUENCY(data_array,bins_array)  
参数说明:Data_array表示用来计算频率的一组数据或单元格区域;Bins_array表示为前面数组进行分隔一列数值。   
特别提醒:上述输入的是一个数组公式,输入完成后,需要通过按“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认,确认后公式两端出现一对大括号({}),此大括号不能直接输入。  
  
12、IF函数  
函数名称:IF
主要功能:根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。  
使用格式:=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)  
参数说明:Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。  
应用举例:在C29单元格中输入公式:=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求"),确信以后,如果C26单元格中的数值大于或等于18,则C29单元格显示“符合要求”字样,反之显示“不符合要求”字样。  
特别提醒:本文中类似“在C29单元格中输入公式”中指定的单元格,读者在使用时,并不需要受其约束,此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格,具体请大家参考所附的实例文件。  
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13、INDEX函数  
函数名称:INDEX  
主要功能:返回列表或数组中的元素值,此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。  
使用格式:INDEX(array,row_num,column_num)  
参数说明:Array代表单元格区域或数组常量;Row_num表示指定的行序号(如果省略row_num,则必须有 column_num);Column_num表示指定的列序号(如果省略column_num,则必须有 row_num)。    
特别提醒:此处的行序号参数(row_num)和列序号参数(column_num)是相对于所引用的单元格区域而言的,不是Excel工作表中的行或列序号。  
 
14、INT函数  
函数名称:INT  
主要功能:将数值向下取整为最接近的整数。  
使用格式:INT(number)  
参数说明:number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。  
应用举例:输入公式:=INT(18.89),确认后显示出18。  
特别提醒:在取整时,不进行四舍五入;如果输入的公式为=INT(-18.89),则返回结果为-19。
     
15、ISERROR函数  
函数名称:ISERROR  
主要功能:用于测试函数式返回的数值是否有错。如果有错,该函数返回TRUE,反之返回FALSE。  
使用格式:ISERROR(value)  
参数说明:Value表示需要测试的值或表达式。  
应用举例:输入公式:=ISERROR(A35/B35),确认以后,如果B35单元格为空或“0”,则A35/B35出现错误,此时前述函数返回TRUE结果,反之返回FALSE。  
特别提醒:此函数通常与IF函数配套使用,如果将上述公式修改为:=IF(ISERROR(A35/B35),"",A35/B35),如果B35为空或“0”,则相应的单元格显示为空,反之显示A35/B35的结果。  
  
16、LEFT函数  
函数名称:LEFT  
主要功能:从一个文本字符串的第一个字符开始,截取指定数目的字符。  
使用格式:LEFT(text,num_chars)  
参数说明:text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。  
应用举例:假定A38单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串,我们在C38单元格中输入公式:=LEFT(A38,3),确认后即显示出“我喜欢”的字符。  
特别提醒:此函数名的英文意思为“左”,即从左边截取,Excel很多函数都取其英文的意思。  
 
17、LEN函数  
函数名称:LEN  
主要功能:统计文本字符串中字符数目。  
使用格式:LEN(text)  
参数说明:text表示要统计的文本字符串。  
应用举例:假定A41单元格中保存了“我今年28岁”的字符串,我们在C40单元格中输入公式:=LEN(A40),确认后即显示出统计结果“6”。  
特别提醒:LEN要统计时,无论中全角字符,还是半角字符,每个字符均计为“1”;与之相对应的一个函数——LENB,在统计时半角字符计为“1”,全角字符计为“2”。  
  
18、MATCH函数  
函数名称:MATCH  
主要功能:返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。  
使用格式:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)  
参数说明:Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值;  
                   Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域;  
                   Match_type表示查找方式的值(-1、0或1)。  
如果match_type为-1,查找大于或等于 lookup_value的最小数值,Lookup_array 必须按降序排列;  
如果match_type为1,查找小于或等于 lookup_value 的最大数值,Lookup_array 必须按升序排列;  
如果match_type为0,查找等于lookup_value 的第一个数值,Lookup_array 可以按任何顺序排列;如果省略match_type,则默认为1。   
特别提醒:Lookup_array只能为一列或一行。  
  
19、MAX函数  
函数名称:MAX  
主要功能:求出一组数中的最大值。  
使用格式:MAX(number1,number2……)  
参数说明:number1,number2……代表需要求最大值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。  
应用举例:输入公式:=MAX(E44:J44,7,8,9,10),确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7,8,9,10中的最大值。  
特别提醒:如果参数中有文本或逻辑值,则忽略。
  
20、MID函数  
函数名称:MID  
主要功能:从一个文本字符串的指定位置开始,截取指定数目的字符。  
使用格式:MID(text,start_num,num_chars)  
参数说明:text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的数目。  
应用举例:假定A47单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串,我们在C47单元格中输入公式:=MID(A47,4,3),确认后即显示出“天极网”的字符。  
特别提醒:公式中各参数间,要用英文状态下的逗号“,”隔开。  
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21、MIN函数  
函数名称:MIN  
主要功能:求出一组数中的最小值。  
使用格式:MIN(number1,number2……)  
参数说明:number1,number2……代表需要求最小值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。  
应用举例:输入公式:=MIN(E44:J44,7,8,9,10),确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7,8,9,10中的最小值。  
特别提醒:如果参数中有文本或逻辑值,则忽略。 
 
22、MOD函数  
函数名称:MOD  
主要功能:求出两数相除的余数。  
使用格式:MOD(number,divisor)  
参数说明:number代表被除数;divisor代表除数。  
应用举例:输入公式:=MOD(13,4),确认后显示出结果“1”。  
特别提醒:如果divisor参数为零,则显示错误值“#DIV/0!”;MOD函数可以借用函数INT来表示:上述公式可以修改为:=13-4*INT(13/4)。  
 
23、MONTH函数  
函数名称:MONTH  
主要功能:求出指定日期或引用单元格中的日期的月份。  
使用格式:MONTH(serial_number)  
参数说明:serial_number代表指定的日期或引用的单元格。  
应用举例:输入公式:=MONTH("2003-12-18"),确认后,显示出11。  
特别提醒:如果是给定的日期,请包含在英文双引号中;如果将上述公式修改为:=YEAR("2003-12-18"),则返回年份对应的值“2003”。
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24、NOW函数  
函数名称:NOW  
主要功能:给出当前系统日期和时间。  
使用格式:NOW()  
参数说明:该函数不需要参数。  
应用举例:输入公式:=NOW(),确认后即刻显示出当前系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变,只要按一下F9功能键,即可让其随之改变。  
特别提醒:显示出来的日期和时间格式,可以通过单元格格式进行重新设置。  
 
  
25、OR函数  
函数名称:OR  
主要功能:返回逻辑值,仅当所有参数值均为逻辑“假(FALSE)”时返回函数结果逻辑“假(FALSE)”,否则都返回逻辑“真(TRUE)”。  
使用格式:OR(logical1,logical2, ...)  
参数说明:Logical1,Logical2,Logical3……:表示待测试的条件值或表达式,最多这30个。  
应用举例:在C62单元格输入公式:=OR(A62>=60,B62>=60),确认。如果C62中返回TRUE,说明A62和B62中的数值至少有一个大于或等于60,如果返回FALSE,说明A62和B62中的数值都小于60。  
特别提醒:如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时,则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。
  
26、RANK函数  
函数名称:RANK  
主要功能:返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位。  
使用格式:RANK(Number,ref,order)  
参数说明:Number代表需要排序的数值;ref代表排序数值所处的单元格区域;order代表排序方式参数(如果为“0”或者忽略,则按降序排名,即数值越大,排名结果数值越小;如果为非“0”值,则按升序排名,即数值越大,排名结果数值越大;)。  
应用举例:如在C2单元格中输入公式:=RANK(B2,$B$2:$B$31,0),确认后即可得出丁1同学的语文成绩在全班成绩中的排名结果。  
特别提醒:在上述公式中,我们让Number参数采取了相对引用形式,而让ref参数采取了绝对引用形式(增加了一个“$”符号),这样设置后,选中C2单元格,将鼠标移至该单元格右下角,成细十字线状时(通常称之为“填充柄”),按住左键向下拖拉,即可将上述公式快速复制到C列下面的单元格中,完成其他同学语文成绩的排名统计。  
  
27、RIGHT函数  
函数名称:RIGHT  
主要功能:从一个文本字符串的最后一个字符开始,截取指定数目的字符。  
使用格式:RIGHT(text,num_chars)  
参数说明:text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。  
应用举例:假定A65单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串,我们在C65单元格中输入公式:=RIGHT(A65,3),确认后即显示出“天极网”的字符。  
特别提醒:Num_chars参数必须大于或等于0,如果忽略,则默认其为1;如果num_chars参数大于文本长度,则函数返回整个文本。  
  
28、SUBTOTAL函数  
函数名称:SUBTOTAL  
主要功能:返回列表或数据库中的分类汇总。  
使用格式:SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...)  
参数说明:Function_num为1到11(包含隐藏值)或101到111(忽略隐藏值)之间的数字,用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算;ref1, ref2,……代表要进行分类汇总区域或引用,不超过29个。 
特别提醒:如果采取自动筛选,无论function_num参数选用什么类型,SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行;SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域,不适用于数据行或水平区域。  
 
29、SUM函数
函数名称:SUM  
主要功能:计算所有参数数值的和。  
使用格式:SUM(Number1,Number2……)  
参数说明:Number1、Number2……代表需要计算的值,可以是具体的数值、引用的单元格(区域)、逻辑值等。   
特别提醒:如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略;如果将上述公式修改为:=SUM(LARGE(D2:D63,{1,2,3,4,5})),则可以求出前5名成绩的和。
  
30、SUMIF函数  
函数名称:SUMIF  
主要功能:计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。  
使用格式:SUMIF(Range,Criteria,Sum_Range)  
参数说明:Range代表条件判断的单元格区域;Criteria为指定条件表达式;Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。  
特别提醒:如果把上述公式修改为:=SUMIF(C2:C63,"女",D2:D63),即可求出“女”生的语文成绩和;其中“男”和“女”由于是文本型的,需要放在英文状态下的双引号("男"、"女")中。 
 
31、TEXT函数  
函数名称:TEXT  
主要功能:根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。  
使用格式:TEXT(value,format_text)  
参数说明:value代表需要转换的数值或引用的单元格;format_text为指定文字形式的数字格式。  
应用举例:如果B68单元格中保存有数值1280.45,我们在C68单元格中输入公式:=TEXT(B68, "$0.00"),确认后显示为“$1280.45”。  
特别提醒:format_text参数可以根据“单元格格式”对话框“数字”标签中的类型进行确定。  
  
32、TODAY函数  
函数名称:TODAY  
主要功能:给出系统日期。  
使用格式:TODAY()  
参数说明:该函数不需要参数。  
应用举例:输入公式:=TODAY(),确认后即刻显示出系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变,只要按一下F9功能键,即可让其随之改变。  
特别提醒:显示出来的日期格式,可以通过单元格格式进行重新设置(参见附件)。
  
33、VALUE函数  
函数名称:VALUE  
主要功能:将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型。  
使用格式:VALUE(text)  
参数说明:text代表需要转换文本型字符串数值。  
应用举例:如果B74单元格中是通过LEFT等函数截取的文本型字符串,我们在C74单元格中输入公式:=VALUE(B74),确认后,即可将其转换为数值型。  
特别提醒:如果文本型数值不经过上述转换,在用函数处理这些数值时,常常返回错误。 
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34、VLOOKUP函数  
函数名称:VLOOKUP  
主要功能:在数据表的首列查找指定的数值,并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。  
使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)  
参数说明:Lookup_value代表需要查找的数值;Table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域;Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号(当Col_index_num为2时,返回table_array第2列中的数值,为3时,返回第3列的值……);Range_lookup为一逻辑值,如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果为FALSE,则返回精确匹配值,如果找不到,则返回错误值#N/A。    
特别提醒:Lookup_value参见必须在Table_array区域的首列中;如果忽略Range_lookup参数,则Table_array的首列必须进行排序;在此函数的向导中,有关Range_lookup参数的用法是错误的。 
 
35、WEEKDAY函数  
函数名称:WEEKDAY  
主要功能:给出指定日期的对应的星期数。  
使用格式:WEEKDAY(serial_number,return_type)  
参数说明:serial_number代表指定的日期或引用含有日期的单元格;return_type代表星期的表示方式[当Sunday(星期日)为1、Saturday(星期六)为7时,该参数为1;当Monday(星期一)为1、Sunday(星期日)为7时,该参数为2(这种情况符合中国人的习惯);当Monday(星期一)为0、Sunday(星期日)为6时,该参数为3]。  
应用举例:输入公式:=WEEKDAY(TODAY(),2),确认后即给出系统日期的星期数。  
特别提醒:如果是指定的日期,请放在英文状态下的双引号中,如=WEEKDAY("2003-12-18",2)。  

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